Caterer

Success Story:
Schwäbisch Hall Facility Management GmbH

Wie die Schwäbisch Hall Facility Management GmbH (SHFM) mithilfe der sizzly Catering Cloud die Prozesse zwischen eigenen Systemen und ihren Kunden digitalisiert

Kantinenlösung für digitale Catering Prozesse

SHFM setzt auf die sizzly Catering Cloud

© Jap Fotografie

Die SHFM revolutioniert mit der sizzly Catering Cloud die Catering-Prozesse und bietet eine innovative Kantinenlösung für Unternehmen, Organisationen, Schulen und KiTas. Seit über drei Jahren arbeiten SHFM und sizzly gemeinsam mit Pilotkunden an der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung für das Bestellen und Bezahlen in Kantinen. Die Einsichten in die internen Prozesse, Anforderungen und Wünsche bei der SHFM sind in zahlreiche Funktionen und Features geflossen – mit dem Ergebnis, dass sizzly seit September 2024 bei diversen Kunden der SHFM erfolgreich eingeführt wurde, sowohl bei Firmenkunden als auch in Schulen. Das Resultat? Ein System, das alle Akteure – Caterer, Kunde und Endnutzer – nahtlos und digital miteinander verbindet. Die Zukunft? Birgt noch ein riesiges Potential, um weitere Organisationen in die digitale Welt des Caterings zu integrieren und gemeinsam zu wachsen.

Schwäbisch Hall Facility Management GmbH

2022

Erstkontakt:

Im Jahr 2022 fand der erste Austausch zwischen sizzly und der SHFM statt. Zunächst wurde hauptsächlich eine Lösung für Schulen und KITAs angestrebt.

2023

Systemintegration:

Das Warenwirtschaftssystem ROP, Stüwer Automatensysteme und das Rieber Mehrwegsystem wurden integriert.

2023

Pilotkunden:

Ende 2023 begannen einzelne Pilotkunden der SHFM, sizzly ausführlich zu testen und die Plattform wurde daraufhin weiter optimiert.

2024

Live-Kunden:

Seit September 2024 wurde sizzly bereits bei mehreren Kunden erfolgreich eingeführt und weitere Kunden befinden sich im Onboarding.

Ausgangssituation:

Hoher manueller Aufwand und fehlende Flexibilität

Vor der Einführung von sizzly waren die Bestell- und Abrechnungsprozesse bei Kunden stark papierbasiert und zeitaufwendig, da es noch keine digitalen Prozesse gab.

Manuelle Bestellungen

Bestellungen bei Kunden wurden mühsam bis zur Bestellfrist gesammelt & in verschiedenen Formen (E-Mail, Excel) an den Caterer übermittelt.

Auswertung der Bestellungen

Um als Caterer eine Gesamtübersicht aller Bestellungen aller Kunden zu erhalten, mussten die eingegangenen Einzelbestellungen erst in die Systeme des Caterers übertragen werden.

Wochenspeisepläne

Die Übermittlung der Wochenspeisepläne an die jeweiligen Kunden, sodass diese ausgehängt werden konnten, war sehr zeitintensiv.

Abrechnung von Bestellungen

Zwar konnte der Caterer alle gelieferten Artikel einem Unternehmen oder einer Organisation in Rechnung stellen, diese hatten intern aber vermehrt Schwierigkeiten mit der Nachverfolgung von Abholungen & der Abrechnung.

IT Schwierigkeiten

Bei anderen Systemen/Kassen gab es häufig Kompabilitätsschwierigkeiten zwischen den internen IT-Strukturen.

Die Lösung:

Digitale Prozesse mit der sizzly Ordering App

Mit der Einführung von sizzly wurde der gesamte Prozess digitalisiert:

Integrations ins Warenwirtschaftssystem

Durch die Integration mit ROP können alle Informationen (Artikel & Bestelldaten) automatisch zwischen sizzly & dem WWS synchronisiert werden.

Digitaler Wochenspeiseplan

Durch die Integration von sizzly mit dem Warenwirtschaftssystem ROP wird der Wochenspeiseplan & alle Artikelinformationen (Preis, Allergene etc.) automatisch in sizzly übernommen. SHFM hat so den Vorteil, die Artikel nur in ihrem gewohnten System & nicht an zwei Stellen aktualisieren zu müssen.

Digitale Bestellungen

Mitarbeitende bestellen ihre Speisen direkt über die App, wobei Allergene, Preise & Zuschüsse jederzeit einsehbar sind. Der Wochenspeiseplan verschiedener Shops steht digital zur Verfügung.

Übersicht über Bestellungen

Die Mitarbeitenden haben eine Übersicht über alle getätigten Bestellungen & können ihre Bestellungen selbst verwalten und im Krankheitsfall stornieren.

Automatisierte Abrechnung

Die Abrechnung benötigt jetzt sowohl beim Caterer als auch beim Kunden viel weniger Zeit - Rückfragen & Beschwerden gehören der Vergangenheit an.

Webanwendung

Mit der Webanwendung erfolgt der Zugriff jederzeit von überall & ist unabhängig von Geschäftszeiten, Arbeitsort & Ausstattung.

Integration mit dem Warenwirtschaftssystem

Welche Daten werden zwischen sizzly und ROP synchronisiert?

Verkaufsartikel

Verkaufspreise

Kundendaten

Vorbestellungen

Umsätze & Absätze

Speisepläne

Warenkatalog

Die Vorteile für SHFM

Durch die Einführung der Kantinenlösung

Mit sizzly klarer Wettbewerbsvorteil auf dem Markt gegenüber Konkurrenten

Dauerhafte Kundenbindung durch hohe & langfristige Kundenzufriedenheit

Erleichterte Neukundengewinnung durch erweitertes, digitales Portfolio

Eine Lösung aus einer Hand mit einem Ansprechpartner

Vernetzte Prozesse &
Integrationen

Hohe Zeit- & Aufwandsersparnis für Caterer & Kunden

Baukastenprinzip: für jeden Kunden die passenden Module

Anbindung an
Vendingautomaten

Abbildung von Subventions- & Zuschusslogiken

Eine Lösung für alle Kundengruppen anstatt Insellösungen

Zeitgemäße Bestelloption durch Webapplikation für die Kunden & Endnutzer

Kompatibilität mit allen Endgeräten mit allen Betriebssystemen und Browsern

White Labeling & Customizing Möglichkeiten, von Design bis hin zu individuellen Features

Konformität mit sehr hohen Datenschutzstandards & Datenschutzanforderungen

Kein administrativer IT-Aufwand (Server, Lizenzen) weder für Caterer noch für Kunden

Kundenstimme

SHFM berichtet, was sich seit der Pilotierung als auch bei der Einführung bei den ersten Kunden verändert hat:

„Es gibt zwar auch andere gute und günstigere Systeme, aber keines bietet die gleiche Funktionalität wie sizzly. Besonders die Flexibilität, die für alle Kundengruppen und auf allen Endgeräten funktioniert, ist herausragend. Der Erfolg spricht für sich: Wir haben praktisch den Proof of Concept geliefert. Ursprünglich war geplant, die gesamte Kundenstrecke innerhalb von fünf bis zehn Jahren auf ein einziges System umzustellen. Heute, nach nur drei Jahren, sind wir bereits auf dem guten Weg, das Ziel deutlich schneller zu erreichen. Wir freuen uns auf die kommenden Entwicklungen und auf weitere spannende, gemeinsame Projekte!“

Kilian Reichert

Leiter Catering bei der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH

„Wir verstehen uns als Lösungsanbieter und möchten stets auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden eingehen. Für die Bestellungen und die Ausgabe gab es aber bisher keine zufriedenstellende Lösung. Das hat sizzly optimal umgesetzt, denn zusammen mit sizzly sind wir eine Komplettlösung für alle Kundengruppen. Die Möglichkeiten, die wir unseren Kunden mit der digitalen Plattform bieten können, verschaffen uns einen riesigen USP auf dem Markt gegenüber konkurrierenden Caterern. Die Zusammenarbeit mit sizzly lief so leicht wie mit internen Kollegen. Wir konnten Ideen einfach bei sizzly abladen, viele davon wurden wirklich umgesetzt oder stehen auf der Roadmap – wir haben Luftschlösser gemalt und sizzly hat das Schloss gebaut.“

Raphael Bartz

Leiter Vertrieb & Marketing bei der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH

Die Apps der sizzly Catering Cloud

SHFM bietet seinen Kunden alle Bausteine der sizzly Catering Cloud mit vollem Funktionsumfang an

SHFM nutzt sizzly als Baukastensystem und bietet das auch so seinen Kunden an. Damit kann die SHFM mit sizzly ihr eigenes Leistungsportfolio digital erweitern. Je nach Anforderungen und Prozessen beim Kunden können unterschiedliche Apps der sizzly Catering Cloud gewählt und miteinander kombiniert werden.

ORDERING APP: In dieser App bestellen und bezahlen die Mitarbeitenden/Schüler und verwalten ihre Bestellungen
CATERING APP: In dieser App wird das Angebot verwaltet & Bestellungen in der Kantine abgeschlossen
BACKOFFICE APP: In dieser App werden die Nutzeraccounts der Mitarbeitenden/Schüler von der Personalabteilung / dem Sekretariat verwaltet

Funktionen der Ordering App

SHFM bietet die sizzly Plattform für alle gastronomischen Bestell- und Bezahl- sowie Abrechnungsprozesse bei Kunden im Bausteinprinzip an, darunter:

Digitale Vorbestellung

Über die sizzly Ordering App, sowohl für Warenangebote des Contract Caterers als auch vom Unternehmen selbst erstellte Warenangebote

Cloud-Kassensystem

zum Bonieren sämtlicher Transaktionen, wahlweise mit digitaler Erstellung von Bewirtungsbelegen

NFC-Chips/-Ausweise

sind integriert und können zur Abholung von Bestellungen sowie zur Bezahlung von Spontankäufen verwendet werden

Vendingautomaten

sizzly als Shop für Vorbestellungen an Automaten oder für die Bezahlung von Spontankäufen

screenshot of sizzly ordering app showing different shops of bott

Bezahlung/Abrechnung

via integrierter Lohnabbuchung für interne Mitarbeitende und via In-App-Guthabensystem für externe Mitarbeitende oder Schüler

Zuschussstruktur

Individuelle Bezuschussung des Warenangebots, abhängig von Nutzerrollen und Artikeltypen

Integration WWS Caterer

Die Bestellungen der Mitarbeitenden werden automatisiert an das integrierte Warenwirtschaftssystem des Caterers übermittelt.

Erweiterung für außenstehende Shops

sizzly kann zusätzlich zu Bestellungen beim Caterer auch für außenstehende Anbieter, wie liefernde Bäckereien etc. verwendet werden, um das Angebot zu erweitern.

Funktionen Der catering App

Einfache Verwaltung von Angebot & Speiseplänen

screenshot of sizzly catering app showing POS feature

Menüplan des Caterers

Der Wochenpeiseplan inkl. aller Artikelinformationen wird direkt aus dem Warenwirtschaftssystem in die sizzly App synchronisiert

Shoperweiterung

Kunden können beliebig viele Shop-Profile anlegen, die auch Waren von verschiedenen Anbietern enthalten können (z.B. Caterer, Bäcker, externe Restaurants etc.).

Bestellungen ausgeben & abschließen

Das Kantinenpersonal kann mit Scan des Mitarbeiterchips die tagesaktuelle Bestellung öffnen, die bestellten Artikel ausgeben und die Bestellung abschließen.

POS-Modul

Wenn der Kunde neben Vorbestellungen zusätzlich auch Spontankäufe in der Kantine zulässt, wie z.B. Getränke & Snacks, können diese über das sizzly POS-Modul und/oder einen NFC-Reader vom Kantinenpersonal abgewickelt werden.

Funktionen Der backoffice App

Mit der Backoffice App gibt die SHFM Unternehmen & Organisationen ein Tool an die Hand für die eigenständige Verwaltung von Benutzern und Bestellungen:

Verwaltung von Mitarbeitenden

Die Personalabteilung kann neue Benutzer anlegen, verwalten oder einfach entfernen. Des Weiteren können Nutzerrollen zugewiesen werden, beispielsweise für die Abbildung von Zuschussstrukturen.

Verknüpfung mit NFC-Mitarbeiterchips

NFC-Mitarbeiterchips oder Schülerausweise können über ihre ID in der Backoffice App mit Usern verknüpft werden. Wahlweise können die NFC-Transponder bei Ersteinsatz auch über sizzly bestellt werden.

Auswertungen & Datenexports

Kunden können sich nun selbstständig Auswertungen & Statistiken zu Bestellungen & Transaktionen exportieren.

Support

Die Personalabteilung bzw. das Sekretariat hat in der Backoffice App eine Übersicht über Bestellungen, Transaktionen, Guthaben, Rechnungen und User. So kann auch organisationsinterner Support gewährleistet werden.

Nachhaltiges Mehrwegsystem

Die SHFM verwendet ein nachhaltiges Mehrwegsystem aus Edelstahl, das für die Ausgabe von großen Portionen als auch von Einzelportionen verwendet werden kann. Das Pfandtracking als auch die Rückgabe an Pfandautomaten kann mit sizzly integriert werden. Endnutzer können so in der sizzly App den Status ausgeliehener Mehrwegbehälter und Rückgabefristen im Auge behalten.

Wichtige Erfoglsfaktoren

für einen erfolgreichen Projektstart & die Einführung der sizzly App

Durch diese nachfolgenden Faktoren wurde die Einführung der sizzly App bei der SHFM und deren Kunden ein voller Erfolg. Wir bedanken uns für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und freuen uns bereits heute auf weitere zukünftige Innovationen, die wir gemeinsam mit der SHFM entwickeln werden!

Akzeptanz & Interesse bei der Verwaltung des Kundens, optimalerweise eine verantwortliche Person

Akzeptanz schaffen durch reibungslose Abläufe und die Verbesserung vorheriger Schwierigkeiten

Intensive Betreuung & Kommunikation bei der Einführung des Systems für alle Beteiligten

Weitere Success Stories

Die mit SHFM als Caterer zusammenhängen:

Bott GmbH & Co. KG

Interesse geweckt?

Mit sizzly hat die SHFM nicht nur interne Prozesse optimiert, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Kunden gesteigert. Die SHFM zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung die Cateringwelt verbessern kann – und das in nur kurzer Zeit.

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