Flexible digitale Zuschüsse & Nutzerrollen in der sizzly App

Die Digitalisierung der Betriebsgastronomie schreitet voran – und mit ihr steigen auch die Anforderungen an Flexibilität, Transparenz und Automatisierung. Moderne Verpflegungslösungen müssen heute flexibel, digital und rechtskonform sein – egal ob in Unternehmen, Bildungseinrichtungen oder der öffentlichen Verwaltung. In Zeiten von Fachkräftemangel, Employer Branding und New Work sind moderne Mitarbeiterbenefits wichtiger denn je. (Verpflegungs-)Zuschüsse zählen dabei zu den attraktivsten Zusatzleistungen – besonders, da sie bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei gewährt werden können.

Die sizzly Kantinen App ermöglicht eine intelligente Verwaltung der Zuschüsse und Nutzerrollen – individuell konfigurierbar, vollständig automatisiert und für unterschiedlichste Use Cases geeignet. Mit der zugehörigen sizzly Backoffice App lassen sich Zuschüsse einfach, individuell und rechtssicher umsetzen – ganz ohne Mehraufwand.

Vorher: Zeitaufwändige manuelle Zuschussabrechnung – ein echter Kraftakt für Personalabteilungen

In vielen Organisationen wurde die Vergabe von Verpflegungszuschüssen bislang manuell und aufwändig organisiert – ein Prozess, der für Personalabteilungen, Buchhaltung und Verpflegungsverantwortliche enorme administrative Belastungen bedeutete:

• Pflege und Abgleich von Excel-Listen zur Nachverfolgung bezuschusster Mahlzeiten
• Manuelle Prüfung von Belegen, z. B. bei Sammelbestellungen
• Aufwendige Einzelberechnungen von Zuschüssen je Nutzergruppe
• Fehleranfällige Abstimmungen mit der Buchhaltung für die Lohnverrechnung
• Schwierigkeiten bei der Einhaltung steuerlicher Richtlinien und Zuschussgrenzen
• Bisher teilweise Ausgrenzung externer Arbeitskräfte vom Speisenangebot, da z. B. Zeitarbeitskräfte rechtlich nicht bezuschusst werden dürfen und in vorhandenen Prozessen keine Differenzierung möglich war

Gerade in größeren Organisationen oder Einrichtungen mit mehreren Nutzergruppen und Verkaufsstellen stieß dieses System schnell an seine Grenzen – hoher Zeitaufwand, geringe Transparenz und kaum Skalierbarkeit waren die Folge.

sizzly macht’s einfach: Nutzerrollen selbst verwalten

Über die sizzly Backoffice App können autorisierte Personen – z. B. aus dem Sekretariat oder der Personalabteilung – eigenständig Nutzer anlegen und verwalten – ganz ohne IT-Kenntnisse.

Unbegrenzt Nutzerrollen bedarfsgerecht anlegen & kombinieren, z.B.:

• reguläre Angestellte
• Auszubildende, Werksstudenten oder Praktikant:innen
• Studierende, Schüler oder Kindergartenkinder (ggf. förderberechtigt)
• Lehrpersonal
• Minijobber
• Externe Kräfte (z. B. Leiharbeitnehmer, Zeitarbeitskräfte, Maintenance- & Reinigungsdienste)

Die Anzahl der Nutzerrollen ist unbegrenzt, jede Rolle kann individuell mit Zuschüssen, Limits und Regeln verknüpft werden. Das bietet maximale Flexibilität bei der Abbildung der Organisationsstruktur.

Zuschussmodelle individuell gestalten – rechtskonform & flexibel

Ein zentrales Feature der sizzly Kantinen App ist die Zuschussverwaltung, mit der Unternehmen ihre bestehenden Zuschussmodelle 1:1 digital abbilden können – ohne neue Modelle einführen zu müssen. Die sizzly App erlaubt die Abbildung von einfachen bis hochkomplexen Zuschusssystemen – auf Wunsch auch mit Anbindung an die Lohnbuchhaltung.

Zuschüsse lassen sich sowohl:

• absolut (z. B. 1,00 €)
• als auch prozentual (z. B. 10 %)

vergeben. Mit den integrierten Zuschussregeln können erweiternd z. B.:

• Tages-, Wochen- oder Monatslimits definiert werden,
• die Anzahl bezuschusster Artikel pro Zeitraum begrenzt werden,
• individuelle Zuschusshöhen je Nutzerrolle hinterlegt werden,
• Zuschussrollen für einen Zeitraum befristet werden. Eine Terminierung vorab inkl. Festlegung, was nach diesem Zeitraum passiert, ist dabei entspannt möglich.

Die steuerlichen Richtlinien können eingehalten werden, z. B. durch Einhaltung gesetzlicher Maximalbeträge. Dabei bleibt das System voll flexibel und international einsetzbar – ideal für Organisationen mit unterschiedlichen Vorgaben je nach Standort/Land.

Zuschüsse an allen Verkaufsstellen anwenden – auch bei externen Anbietern

Die sizzly Plattform ermöglicht es, alle relevanten Verkaufsstellen in die Zuschussstruktur zu integrieren:

• Klassische Betriebskantinen
• Vendingautomaten (z. B. mit NFC-Zahlung über Schüler- oder Mitarbeiterausweise)
• Bistros, Schulkioske, Cafeterien
• Externe Partner wie Bäckereien, Metzgereien, Imbisse oder Restaurants in der Nähe (z. B. über Sammelbestellungen)

So entsteht ein ganzheitliches Verpflegungskonzept, das auch über die klassischen Kantinengrenzen hinausgeht – und dennoch zentral über die sizzly App steuerbar und vollintegriert in die Zuschussabrechnung bleibt.

Zuschüsse unabhängig vom Zahlungsmittel – volle Flexibilität in der Praxis

Egal, wie in einer Organisation bezahlt wird – die Zuschussstruktur in der sizzly Kantinen App funktioniert nahtlos über alle Zahlungsmöglichkeiten hinweg. Ob per Lohnabrechnung, (Sammel-)Rechnung, In-App-Guthaben oder Echtzeit-Payment (z. B. Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay, PayPal etc.): Der Zuschuss wird automatisch korrekt berücksichtigt. Auch bei mehreren parallel genutzten Zahlungsmitteln innerhalb einer Organisation bleibt das System zuverlässig und transparent.

Wichtig ist dabei nur eines: die Nutzerzuordnung. Denn die Zuschüsse werden stets über den jeweiligen Nutzeraccount vergeben – unabhängig davon, ob die Zahlung oder Abholung mit dem NFC-Mitarbeiter- oder Schülerausweis oder via Smartphone erfolgt. Das sorgt für maximale Flexibilität, einfache Integration und ein reibungsloses Nutzererlebnis.

Praxisbeispiel: Flexible Zuschüsse in einem Unternehmen mit mehreren Standorten

Ein europaweit tätiges Unternehmen möchte für verschiedene Länder einheitliche, aber lokal angepasste Verpflegungszuschüsse einführen. Ziel ist es, standortübergreifend einheitliche Prozesse zu etablieren und gleichzeitig die jeweiligen steuerlichen Fördergrenzen optimal auszuschöpfen (Stand 2025).

• 🇩🇪 Standort Deutschland: Monatlich max.112,50 € steuerfreier Zuschuss, tägliches Limit 7,50 €, Zuschüsse gelten nur für interne Kantine & Vendingautomaten.
• 🇦🇹 Standort Österreich: max. 8,00 € steuerfreier Zuschuss pro Arbeitstag, monatliches Limit 160 € (bei 20 Arbeitstagen), Zuschüsse auch auf Frühstücksangebote, an Automaten & in Partner-Bistros.
• 🇬🇧 Standort United Kingdom: Tax-Free Meal Benefit max. £15 pro Woche, tägliches Limit £3,00/Tag für 5 Tage/Woche, Zuschüsse nur für Kantine.
• 🇨🇭 Standort Schweiz: Monatlich max. CHF 180 steuerfreier Zuschuss, Limit CHF 9,00/Tag bei 20 Arbeitstagen, gültig für Bestellungen in der Kantine, sowie regionale Kooperationspartner wie eine Bäckerei und ein Metzger. Zuschussregel: maximal 5 Artikel pro Woche.

Alle Mitarbeitenden bezahlen standortübergreifend mit ihrem NFC-Mitarbeiterausweis. Die Zuschüsse werden automatisch berechnet, auf der Bestellübersicht angezeigt und bei Bedarf in die jeweilige Lohnbuchhaltung exportiert – unter Berücksichtigung länderspezifischer steuerlicher Rahmenbedingungen.

Praxisbeispiel: Zuschussmodell für deutsches, mittelständisches Unternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen möchte seinen 250 Mitarbeitenden und 30 Azubis ein modernes Verpflegungskonzept bieten – steuerfrei und flexibel.

Folgende Konfiguration wird mit der sizzly Kantinen App umgesetzt:

• Mitarbeiter erhalten 2,50 € Zuschuss pro Arbeitstag, max. 50 € monatlich.
• Azubis bekommen 3,50 € Zuschuss pro Tag, max. 70 € monatlich.
• Externe Zeitarbeitskräfte sind von der Bezuschussung (rechtlich) ausgeschlossen.
• Essensangebote stehen über die eigene Kantine, zwei Vendingautomaten sowie einen Partner-Bäcker (mit Sammelbestellung) zur Verfügung.
• Die Mitarbeitenden bezahlen einfach per NFC-Mitarbeiterausweis.
• Die Zuschüsse werden automatisch an die Lohnbuchhaltung übermittelt und steuerfrei abgerechnet.

Das Ergebnis: Eine attraktive Benefit-Lösung mit minimalem Verwaltungsaufwand – rechtssicher und voll digitalisiert.

Praxisbeispiel: Schule mit sozialem Förderkonzept

Eine allgemeinbildende Schule möchte mit Hilfe der sizzly Kantinen App ein faires, digitales Verpflegungssystem umsetzen, das auch die vollständige Erstattung für förderfähige Kinder nach dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) berücksichtigt. Die Zuschüsse werden automatisch und rechtssicher über die App verwaltet – ohne zusätzlichen Aufwand für das Sekretariat.

• Schüler – regulärer Preis (kein Zuschuss, reguläre Abrechnung über das Schülerkonto)
• BuT-förderberechtigte Schüler – 100 % Erstattung für ein warmes Mittagessen pro Schultag
  • Die Erstattung erfolgt automatisiert über die Nutzerrolle „BuT-Kind“
  • Die Schule oder der Träger rechnet die Ausgaben gesammelt mit dem zuständigen Jobcenter oder Sozialamt ab
• Lehrkräfte – 10 % Zuschuss, keine Mengenbegrenzung
• Externe Reinigungskräfte – kein Zuschuss

Die Zahlungsabwicklung erfolgt für alle Gruppen digital, z. B. per NFC-Schülerausweis oder In-App-Guthaben. Die BuT-Zuschüsse werden automatisiert nur für berechtigte Kinder mit entsprechendem Nachweis angewendet. Abrechnung und Nachvollziehbarkeit erfolgen rechtssicher und DSGVO-konform.

Vorteile für Nutzer und Organisationen

Verpflegungszuschüsse als zeitgemäßes Benefit-System

In Zeiten von zunehmendem Wettbewerb um Fachkräfte, steigender Lebenshaltungskosten und wachsendem Anspruch an Arbeitgeberattraktivität gewinnen Benefits mit echtem Alltagsnutzen stark an Bedeutung. Verpflegungszuschüsse gehören dabei zu den effizientesten und beliebtesten Formen der Zusatzleistungen – und das über Branchen und Organisationsformen hinweg.

Warum? Weil alle profitieren:

Fazit: Digitale Zuschussverwaltung, die mitdenkt

Ob Kantine, Bäcker oder Vendingautomat – mit der sizzly Kantinen App wird Ihre Verpflegungsstrategie zum echten Benefit-Boost. Denn Verpflegungszuschüsse sind nicht nur ein Zeichen der Wertschätzung, sondern auch ein wirtschaftlich sinnvolles Instrument, um Organisationen attraktiver zu gestalten. Die Kombination aus flexiblen Nutzerrollen, smarten Zuschussregeln und einfacher Verwaltung im Backoffice macht die sizzly Lösung zur idealen Plattform für moderne Organisationen.

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