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Bott digitalisiert die gastronomischen Prozesse
mit der sizzly Catering Cloud
Im September 2024 hat das Unternehmen Bott die mobile Bestell- und Bezahlplattform sizzly eingeführt, um die gastronomischen Bestell-, Bezahl- und Abrechnungsprozesse für ihre Mitarbeitenden in allen vier Werken zu digitalisieren. Das Ergebnis? Eine erhebliche Zeitersparnis, höhere Transparenz und zufriedenere Mitarbeitende – ein voller Erfolg für bott!
Ausgangssituation
Hoher manueller Aufwand und intransparente Prozesse
Vor der Einführung von sizzly waren die Bestell- und Abrechnungsprozesse bei bott stark papierbasiert und zeitaufwendig. Insgesamt investierte die Personalabteilung monatlich bis zu 5 Arbeitsstunden in Abrechnungen – ohne die zusätzliche Bearbeitungszeit für Rückfragen.
Bestellungen in Papierform
Handgeschriebene Bestelllisten mussten in den jeweiligen Werken und Gebäuden bis zu einer bestimmten Frist an offiziellen Sammelstellen eingereicht werden.
Auswertung der Bestellungen
Das Kantinenpersonal holte die einzelnen Bestelllisten an den Sammelstellen nach Ablauf der Frist ab und wertete diese aus, um eine Gesamtbestellung für den jeweiligen Standort zu erstellen.
Weiterleitung der Bestellungen an den Caterer
Die Gesamtbestellungen konnten nun vom Kantinenpersonal an den Caterer gesendet werden.
Eintragung Käufe in neue Listen
Abgeholte Bestellungen sowie Spontankäufe, wie beispielsweise Getränke, wurden in der Kantine in neuen Listen für jeden Mitarbeitenden erfasst.
Das Problem: es gab keinen Abgleich, ob Bestellungen und Abholungen übereinstimmten.
Erstellung Monatsabrechnung
Basierend auf den Kauflisten aus den Kantinen erstellte die Personalabteilung die Monatsabrechnung für jeden Mitarbeitenden für die Gehaltsabrechnung.
Vielzahl an Rückfragen
Aufgrund mangelnder Übersicht gab es von Mitarbeitenden viele Rückfragen zur Abrechnung an die Personalabteilung.
Die Lösung:
Digitale Prozesse mit der sizzly Catering App
Mit der Einführung von sizzly wurde der gesamte Prozess digitalisiert:
Digitale Bestellungen
Mitarbeitende bestellen ihre Speisen direkt über die App, wobei Allergene, Preise & Zuschüsse jederzeit einsehbar sind. Der Wochenspeiseplan verschiedener Shops steht digital zur Verfügung.
Übersicht über Bestellungen
Die Mitarbeitenden haben eine Übersicht über alle getätigten Bestellungen und können ihre Bestellungen selbst verwalten und im Krankheitsfall stornieren.
Automatisierte Abrechnung
Die Abrechnung benötigt jetzt nur noch ca. 20 Minuten im Monat für alle Werke - Rückfragen und Beschwerden gehören der Vergangenheit an.
Die Vorteile für BotT
durch die Einführung der sizzly App
Kundenstimme
bott berichtet, was sich seit der Einführung im Unternehmen verändert hat:
„Mit sizzly haben wir eine digitale All-in-one-Lösung für die digitale Essensbestellungen in unserem Unternehmen gefunden, die sowohl für unsere internen sowie externen Mitarbeiter funktioniert. Durch die Integration der Lohnabrechnung sowie unserer Zuschussstruktur verspüren wir eine erhebliche Zeitersparnis, denn die Abrechnung für jeden Mitarbeiter ist nun innerhalb weniger Klicks anstatt erst nach einigen Tagen fertig. Die Mitarbeiter haben die neue App überaus positiv angenommen und sizzly war jederzeit schnell und hilfsbereit erreichbar. Wir freuen uns auf die weitere gemeinsame Reise!“
Jan Willem Jongert
Sprecher der Geschäftsführung / CEO bei Bott GmbH & Co. KG
„Mit sizzly sparen wir unserem Kantinenpersonal an jeder Verkaufsstelle täglich rund zwei Stunden Aufwand, der früher für die Bearbeitung und Auswertung von Vorbestellungen angefallen ist. Der Aufwand für den monatlichen Abrechnungslauf hat sich von acht Stunden auf 20 Minuten verringert, und es gibt keine Rückfragen oder Beschwerden mehr zu den abgerechneten Leistungen, da alle Mitarbeiter über die sizzly App alle Käufe jederzeit einsehen können.“
Karin Grau
Personalreferentin bei Bott GmbH & Co. KG
Die Apps der sizzly Catering cloud
bott nutzt alle Apps der Catering Cloud mit vollem Funktionsumfang
bott nutzt alle drei Apps der sizzly Catering Cloud und schöpft damit den vollen Funktionsumfang aus.
- Catering App: In dieser App bestellen und bezahlen die Mitarbeitenden und verwalten ihre Bestellungen
- sizzly App: In dieser App wird das Angebot verwaltet & Bestellungen in der Kantine abgeschlossen
- Backoffice App: In dieser App werden die Nutzeraccounts der Mitarbeitenden von der Personalabteilung verwaltet
Funktionen der sizzly Catering App
bott nutzt die sizzly-Plattform für alle gastronomischen Bestell- und Bezahl- sowie Abrechnungsabläufe im Unternehmen, darunter:
Digitale Vorbestellung
von Frühstück und Mittagessen über die sizzly Ordering App, sowohl für Warenangebote des Contract Caterers als auch vom Unternehmen selbst erstellte Warenangebote an allen 8 Verkaufsstellen
Cloud-Kassensystem
zum Bonieren sämtlicher Transaktionen, wahlweise mit digitaler Erstellung von Bewirtungsbelegen
NFC-Mitarbeiterchips
sind integriert und können zur Abholung von Bestellungen sowie zur Bezahlung von Spontankäufen verwendet werden
Bezahlung/Abrechnung
via integrierter Lohnabbuchung für interne Mitarbeitende und via In-App-Guthabensystem für externe Mitarbeitende
Zuschussstruktur
Individuelle Bezuschussung des Warenangebots, abhängig von Nutzerrollen und Artikeltypen
Integration WWS Caterer
Die Bestellungen der Mitarbeitenden werden automatisiert an das integrierte Warenwirtschaftssystem des Caterers übermittelt.
sizzly Backoffice App
Die Backoffice App ermöglicht die eigenständige Verwaltung von Mitarbeitenden und Bestellungen:
Verwaltung von Mitarbeitenden
Die Personalabteilung kann neue Benutzer anlegen, verwalten oder einfach entfernen. Des Weiteren können Nutzerrollen zugewiesen werden, beispielsweise für die Abbildung von Zuschussstrukturen.
Verknüpfung mit NFC-Mitarbeiterchips
NFC-Mitarbeiterchips können über ihre ID in der Backoffice App mit Usern verknüpft werden.
Auswertungen & Datenexports
Die Backoffice App stellt Auswertungen und Statistiken zu Bestellungen und Transaktionen zum Export zur Verfügung.
Support
Die Personalabteilung hat in der Backoffice App eine Übersicht über Bestellungen, Transaktionen, Guthaben, Rechnungen und User. So kann auch unternehmensinterner Support gewährleistet werden.
sizzly App
Einfache Verwaltung von Angebot & Speiseplänen
Menüplan des Caterers
Der Menüplan des Caterers wird direkt aus dessen integriertem Warenwirtschaftssystem in die sizzly App übermittelt.
Verwaltung von Artikeln & Angebot
Die Artikel von weiteren externen Shops, wie eines liefernden Bäckers, sowie dessen Preise und Verfügbarkeiten werden ganz leicht in der Canteen App angelegt und verwaltet.
Bestellungen ausgeben & abschließen
Das Kantinenpersonal kann mit Scan des Mitarbeiterchips die tagesaktuelle Bestellung öffnen, die bestellten Artikel ausgeben und die Bestellung abschließen.
POS-Modul
Mit dem Kassenmodul können Spontankäufe in der Kantine getätigt werden.
Self-order-terminal
Zugang für alle Mitarbeitenden
Für Mitarbeitende, die bei bott nicht am Computer arbeiten, beispielsweise in der Produktion, stehen zusätzlich Self-Order-Terminals zur Verfügung. Über die an Wänden montierten Tablets können Mitarbeitende sich mit ihren Mitarbeiterausweisen in der sizzly-App einloggen und Bestellungen tätigen bzw. verwalten. So wird jedem Mitarbeitenden der Zugang zur App ermöglicht, unabhängig von der freiwilligen Nutzung auf privaten Endgeräten.
Wichtige Erfolgsfaktoren
für einen erfolgreichen Projektstart & die Einführung der sizzly App
Durch diese nachfolgenden Faktoren wurde die Einführung der sizzly App bei bott ein voller Erfolg. Durch klare, gelungene Kommunikation und engagierte Verantwortliche im Unternehmen, die die Einführung der sizzly App betreuten, konnte bott eine reibungslose Einführung enorm unterstützen, denn die Mitarbeitenden benötigen auch einen Ansprechpartner im Unternehmen selbst, zusätzlich zum sizzly Support. Wir bedanken uns daher an dieser Stelle für die tolle Zusammenarbeit.
Mit sizzly hat bott nicht nur interne Prozesse optimiert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und des Kantinenpersonals gesteigert. bott zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung die Arbeitswelt verbessern kann – und das in nur wenigen Wochen.
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