Kantinenlösung für digitale Catering Prozesse
SHFM setzt auf die sizzly Catering Cloud
Die SHFM revolutioniert mit der sizzly Catering Cloud die Catering-Prozesse und bietet eine innovative Kantinenlösung für Unternehmen, Organisationen, Schulen und KiTas. Seit über drei Jahren arbeiten SHFM und sizzly gemeinsam mit Pilotkunden an der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung für das Bestellen und Bezahlen in Kantinen. Die Einsichten in die internen Prozesse, Anforderungen und Wünsche bei der SHFM sind in zahlreiche Funktionen und Features geflossen – mit dem Ergebnis, dass sizzly seit September 2024 bei diversen Kunden der SHFM erfolgreich eingeführt wurde, sowohl bei Firmenkunden als auch in Schulen. Das Resultat? Ein System, das alle Akteure – Caterer, Kunde und Endnutzer – nahtlos und digital miteinander verbindet. Die Zukunft? Birgt noch ein riesiges Potential, um weitere Organisationen in die digitale Welt des Caterings zu integrieren und gemeinsam zu wachsen.
Schwäbisch Hall Facility Management GmbH
- ~500 Mitarbeiter
- ~400 Kunden
- Catering, Facility Management, Dokumentenservices
Erstkontakt
Im Jahr 2022 fand der erste Austausch zwischen sizzly und der SHFM statt. Zunächst wurde hauptsächlich eine Lösung für Schulen und KITAs angestrebt.
Systemintegration
Das Warenwirtschaftssystem ROP, Stüwer Automatensysteme und das Rieber Mehrwegsystem wurden integriert.
Pilotkunden
Ende 2023 begannen einzelne Pilotkunden der SHFM, sizzly ausführlich zu testen und die Plattform wurde daraufhin weiter optimiert.
Live-Kunden
Seit September 2024 wurde sizzly bereits bei mehreren Kunden erfolgreich eingeführt und weitere Kunden befinden sich im Onboarding.
Ausgangssituation
Hoher manueller Aufwand und fehlende Flexibilität
Vor der Einführung von sizzly waren die Bestell- und Abrechnungsprozesse bei Kunden stark papierbasiert und zeitaufwendig, da es noch keine digitalen Prozesse gab.
Manuelle Bestellungen
Bestellungen bei Kunden wurden mühsam bis zur Bestellfrist gesammelt & in verschiedenen Formen (E-Mail, Excel) an den Caterer übermittelt.
Auswertung der Bestellungen
Um als Caterer eine Gesamtübersicht aller Bestellungen aller Kunden zu erhalten, mussten die eingegangenen Einzelbestellungen erst in die Systeme des Caterers übertragen werden.
Wochenspeisepläne
Die Übermittlung der Wochenspeisepläne an die jeweiligen Kunden, sodass diese ausgehängt werden konnten, war sehr zeitintensiv.
Abrechnung von Bestellungen
Zwar konnte der Caterer alle gelieferten Artikel einem Unternehmen oder einer Organisation in Rechnung stellen, diese hatten intern aber vermehrt Schwierigkeiten mit der Nachverfolgung von Abholungen & der Abrechnung.
IT Schwierigkeiten
Bei anderen Systemen/Kassen gab es häufig Kompabilitätsschwierigkeiten zwischen den internen IT-Strukturen.
Die Lösung:
Digitale Prozesse mit der sizzly Catering App
Mit der Einführung von sizzly wurde der gesamte Prozess digitalisiert:
Integrations ins Warenwirtschaftssystem
Durch die Integration mit ROP können alle Informationen (Artikel & Bestelldaten) automatisch zwischen sizzly & dem WWS synchronisiert werden.
Digitaler Wochenspeiseplan
Durch die Integration von sizzly mit dem Warenwirtschaftssystem ROP wird der Wochenspeiseplan & alle Artikelinformationen (Preis, Allergene etc.) automatisch in sizzly übernommen. SHFM hat so den Vorteil, die Artikel nur in ihrem gewohnten System & nicht an zwei Stellen aktualisieren zu müssen.
Digitale Bestellungen
Mitarbeitende bestellen ihre Speisen direkt über die App, wobei Allergene, Preise & Zuschüsse jederzeit einsehbar sind. Der Wochenspeiseplan verschiedener Shops steht digital zur Verfügung.
Übersicht über Bestellungen
Die Mitarbeitenden haben eine Übersicht über alle getätigten Bestellungen & können ihre Bestellungen selbst verwalten und im Krankheitsfall stornieren.
Automatisierte Abrechnung
Die Abrechnung benötigt jetzt sowohl beim Caterer als auch beim Kunden viel weniger Zeit - Rückfragen & Beschwerden gehören der Vergangenheit an.
Webanwendung
Mit der Webanwendung erfolgt der Zugriff jederzeit von überall & ist unabhängig von Geschäftszeiten, Arbeitsort & Ausstattung.
Integration mit dem Warenwirtschaftssystem
Welche Daten werden zwischen sizzly und ROP synchronisiert?
Verkaufsartikel
Verkaufspreise
Kundendaten
Vorbestellungen
Umsätze & Absätze
Speisepläne
Warenkatalog
Die Vorteile für SHFM
durch die Einführung der Kantinenlösung
Kundenstimme
SHFM berichtet, was sich seit der Pilotierung als auch bei der Einführung bei den ersten Kunden verändert hat:
„Es gibt zwar auch andere gute und günstigere Systeme, aber keines bietet die gleiche Funktionalität wie sizzly. Besonders die Flexibilität, die für alle Kundengruppen und auf allen Endgeräten funktioniert, ist herausragend. Der Erfolg spricht für sich: Wir haben praktisch den Proof of Concept geliefert. Ursprünglich war geplant, die gesamte Kundenstrecke innerhalb von fünf bis zehn Jahren auf ein einziges System umzustellen. Heute, nach nur drei Jahren, sind wir bereits auf dem guten Weg, das Ziel deutlich schneller zu erreichen. Wir freuen uns auf die kommenden Entwicklungen und auf weitere spannende, gemeinsame Projekte!“
Kilian Reichert
Leiter Catering bei der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH
„Wir verstehen uns als Lösungsanbieter und möchten stets auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden eingehen. Für die Bestellungen und die Ausgabe gab es aber bisher keine zufriedenstellende Lösung. Das hat sizzly optimal umgesetzt, denn zusammen mit sizzly sind wir eine Komplettlösung für alle Kundengruppen. Die Möglichkeiten, die wir unseren Kunden mit der digitalen Plattform bieten können, verschaffen uns einen riesigen USP auf dem Markt gegenüber konkurrierenden Caterern. Die Zusammenarbeit mit sizzly lief so leicht wie mit internen Kollegen. Wir konnten Ideen einfach bei sizzly abladen, viele davon wurden wirklich umgesetzt oder stehen auf der Roadmap – wir haben Luftschlösser gemalt und sizzly hat das Schloss gebaut.“
Raphael Bartz
Leiter Vertrieb & Marketing bei der Schwäbisch Hall Facility Management GmbH
Die Apps der sizzly Catering cloud
SHFM bietet seinen Kunden alle Bausteine der sizzly Catering Cloud mit vollem Funktionsumfang an
SHFM nutzt sizzly als Baukastensystem und bietet das auch so seinen Kunden an. Damit kann die SHFM mit sizzly ihr eigenes Leistungsportfolio digital erweitern. Je nach Anforderungen und Prozessen beim Kunden können unterschiedliche Apps der sizzly Catering Cloud gewählt und miteinander kombiniert werden.
- Ordering App: In dieser App bestellen und bezahlen die Mitarbeitenden/Schüler und verwalten ihre Bestellungen
- Catering App: In dieser App wird das Angebot verwaltet & Bestellungen in der Kantine abgeschlossen
- Backoffice App: In dieser App werden die Nutzeraccounts der Mitarbeitenden/Schüler von der Personalabteilung / dem Sekretariat verwaltet
Funktionen der sizzly Catering App
SHFM bietet die sizzly Plattform für alle gastronomischen Bestell- und Bezahl- sowie Abrechnungsprozesse bei Kunden im Bausteinprinzip an, darunter:
Digitale Vorbestellung
Über die sizzly Ordering App, sowohl für Warenangebote des Contract Caterers als auch vom Unternehmen selbst erstellte Warenangebote
Cloud-Kassensystem
zum Bonieren sämtlicher Transaktionen, wahlweise mit digitaler Erstellung von Bewirtungsbelegen
NFC-Mitarbeiterchips
sind integriert und können zur Abholung von Bestellungen sowie zur Bezahlung von Spontankäufen verwendet werden
Vendingautomaten
sizzly als Shop für Vorbestellungen an Automaten oder für die Bezahlung von Spontankäufen
Bezahlung/Abrechnung
via integrierter Lohnabbuchung für interne Mitarbeitende und via In-App-Guthabensystem für externe Mitarbeitende oder Schüler
Zuschussstruktur
Individuelle Bezuschussung des Warenangebots, abhängig von Nutzerrollen und Artikeltypen
Integration WWS Caterer
Die Bestellungen der Mitarbeitenden werden automatisiert an das integrierte Warenwirtschaftssystem des Caterers übermittelt.
Erweiterung für außenstehende Shops
sizzly kann zusätzlich zu Bestellungen beim Caterer auch für außenstehende Anbieter, wie liefernde Bäckereien etc. verwendet werden, um das Angebot zu erweitern.
sizzly Backoffice App
Mit der Backoffice App gibt die SHFM Unternehmen & Organisationen ein Tool an die Hand für die eigenständige Verwaltung von Benutzern und Bestellungen:
Verwaltung von Mitarbeitenden
Die Personalabteilung kann neue Benutzer anlegen, verwalten oder einfach entfernen. Des Weiteren können Nutzerrollen zugewiesen werden, beispielsweise für die Abbildung von Zuschussstrukturen.
Verknüpfung mit NFC-Mitarbeiterchips
NFC-Mitarbeiterchips oder Schülerausweise können über ihre ID in der Backoffice App mit Usern verknüpft werden. Wahlweise können die NFC-Transponder bei Ersteinsatz auch über sizzly bestellt werden.
Auswertungen & Datenexports
Kunden können sich nun selbstständig Auswertungen & Statistiken zu Bestellungen & Transaktionen exportieren.
Support
Die Personalabteilung bzw. das Sekretariat hat in der Backoffice App eine Übersicht über Bestellungen, Transaktionen, Guthaben, Rechnungen und User. So kann auch organisationsinterner Support gewährleistet werden.
sizzly App
Einfache Verwaltung von Angebot & Speiseplänen
Menüplan des Caterers
Der Wochenpeiseplan inkl. aller Artikelinformationen wird direkt aus dem Warenwirtschaftssystem in die sizzly App synchronisiert
Shoperweiterung
Kunden können beliebig viele Shop-Profile anlegen, die auch Waren von verschiedenen Anbietern enthalten können (z.B. Caterer, Bäcker, externe Restaurants etc.).
Bestellungen ausgeben & abschließen
Das Kantinenpersonal kann mit Scan des Mitarbeiterchips die tagesaktuelle Bestellung öffnen, die bestellten Artikel ausgeben und die Bestellung abschließen.
POS-Modul
Wenn der Kunde neben Vorbestellungen zusätzlich auch Spontankäufe in der Kantine zulässt, wie z.B. Getränke & Snacks, können diese über das sizzly POS-Modul und/oder einen NFC-Reader vom Kantinenpersonal abgewickelt werden.
Nachhaltiges Mehrwegsystem
Die SHFM verwendet ein nachhaltiges Mehrwegsystem aus Edelstahl, das für die Ausgabe von großen Portionen als auch von Einzelportionen verwendet werden kann. Das Pfandtracking als auch die Rückgabe an Pfandautomaten kann mit sizzly integriert werden. Endnutzer können so in der sizzly App den Status ausgeliehener Mehrwegbehälter und Rückgabefristen im Auge behalten.
Wichtige Erfolgsfaktoren
für einen erfolgreichen Projektstart & die Einführung der sizzly App
Durch diese nachfolgenden Faktoren wurde die Einführung der sizzly App bei der SHFM und deren Kunden ein voller Erfolg. Wir bedanken uns für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und freuen uns bereits heute auf weitere zukünftige Innovationen, die wir gemeinsam mit der SHFM entwickeln werden!
Weitere Success Stories
Die mit SHFM als Caterer zusammenhängen:
Mit sizzly hat die SHFM nicht nur interne Prozesse optimiert, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Kunden gesteigert. Die SHFM zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung die Cateringwelt verbessern kann – und das in nur kurzer Zeit.
Bist auch Du bereit, die Bestell- und Bezahlprozesse in deinem Unternehmen zu revolutionieren?
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